Covid
Cher client,
Dans le cadre de la nouvelle étape que nous entamons à compter du 11 mai prochain, voici quelques consignes concernant l’organisation de nos activités professionnelles, en l’absence d’informations contraires de la part des pouvoirs publics.
Fonctionnement au Quotidien
Depuis le confinement
L’agence s’était équipée depuis quelques années déjà de logiciels dématérialisés, cela lui a permis d’être très réactive, lors de l’apparition du COVID-19 en mettant son personnel en télétravail. Ce fonctionnement permet à tous les collaborateurs de :
- Suivre les informations comptables et juridiques des immeubles,
- Générer et suivre le déroulement des dépannages, interventions et travaux sur les immeubles,
- Adresser depuis leur ordinateur tous courriels et toutes lettres simples ou recommandées,
- Signer électroniquement tous contrats.
Les lignes téléphoniques filaires ont été dévoyées vers le téléphone portable de chaque interlocuteur.
En conséquence, celui-ci a pû gérer quotidiennement votre immeuble tout aussi bien que dans la situation pré-COVID-19, excepté ses déplacements, limités aux urgences. L’activité des fournisseurs a quant à elle, été très réduite, surtout pour les entreprises de bâtiments qui devaient se rendre chez l’habitant.
Après le confinement
Afin de respecter les gestes barrières à l’intérieur de l’agence, le personnel effectuera un roulement entre le télétravail et une présence physique sur place.
Toutefois, s’il reste joignable par téléphone, le courriel est préférable.
A l’intérieur de l’agence
L’accueil à l’agence sera limité à un seul client à la fois et la réception sera cantonnée à la partie côté rue. A cet endroit, les bureaux des collaborateurs seront équipés de vitres de protection sanitaire. Il est recommandé, toutefois de ne pas vous rendre à nos locaux tant que la situation sanitaire reste instable au regard de l’agissement du virus.
L’acheminement des chèques étant incertain et leur manipulation risquée, il est préférable que vous utilisiez un moyen de paiement dématérialisé, tel que le prélèvement, par exemple.
A l’extérieur de l’agence
A l’extérieur de l’agence, pour les rendez-vous et visites d’immeubles, votre interlocuteur sera muni d’un masque, de gants et de gel. Toutefois, je vous remercie de bien vouloir, préalablement à son arrivée, désinfecter les poignées de portes, et lors de sa présence, éviter de vous saluer en vous serrant la main, de porter vous-même un masque, vous tenir à une distance d’un mètre, et tousser ou éternuer dans votre manche, si besoin. En somme, merci de respecter les gestes barrières.
Le nombre de personnes devra être limité, sans dépasser 10. Les éventuels documents manipulés devront l’être uniquement par les personnes directement intéressées, en évitant, dans la mesure du possible, qu’elles ne les touchent.
Les Assemblées générales de copropriété
Préalablement : la vérification des comptes et le conseil syndical
L’agence a profité de la période de confinement pour finir de déposer sur ses serveurs dédiés tous les documents comptables (factures, pièces nécessaires à la tenue des assemblées générales…) et juridiques qui sont nécessaires à la vérification de la bonne tenue de la comptabilité et de la gestion de votre immeuble.
En conséquence, le déplacement à l’agence n’est plus nécessaire. Il sera proposé un rendez-vous par visioconférence en présence du comptable et du gestionnaire après que le contrôle des pièces disponibles sur internet ait été réalisé par vos soins.
Les conseils syndicaux, seront aussi organisés par visioconférence, ceux-ci ne requérant pas de formalisme particulier, contrairement aux assemblées générales de copropriété.
L’assemblée générale de copropriété
La convocation de l’assemblée générale
Dans le cas d’une assemblée générale déjà convoquée, mais annulée en raison du confinement, il ne sera pas nécessaire de notifier à nouveau l’ordre du jour et ses pièces jointes, s’il reste le même. Ce qui allègera le poids et la tarification de la lettre recommandée pour vous notifier la date, l’heure et le lieu de la nouvelle réunion.
La durée du contrat de syndic
Les contrats de syndic qui seraient arrivés au bout de leur échéance entre le 12/03/2020 et 2 mois après la fin de de l’état d’urgence sanitaire seront automatiquement prorogés, dans les mêmes conditions, jusqu’à la prise d’effet d’un nouveau contrat qui devra intervenir au plus tard, 8 mois après la date de la cessation de l’état d’urgence.
L’organisation de la réunion
La tenue de l’assemblée générale nécessitera une salle suffisamment grande pour respecter l’espace de sécurité (1 mètre) entre les participants. C’est pourquoi seuls, les immeubles réunissant moins de 4 personnes habituellement, seront convoqués à notre agence. La salle sera disposée en format dit « théâtre ». Les copropriétaires seront invités à signer la feuille de présence, les pouvoirs vierges ainsi que le procès-verbal, le cas échéant, avec leur propre stylo. Ces documents devront être laissés à un endroit sous le contrôle du gestionnaire afin d’éviter qu’ils ne circulent.
Le recours au pouvoir devra être privilégié dans la mesure ou le nombre suffisant de copropriétaires pour les représenter seront présents.
Là encore, il sera demandé aux participants de porter un masque, d’éviter les salutations en se serrant la main, de se tenir à une distance des participants et du gestionnaire, de tousser ou d’éternuer dans sa manche, si besoin et de se munir de gel hydro-alcoolique.
Ces propositions d’organisations sont provisoires jusqu’à ce que la sécurité sanitaire soit totalement rétablie.
D’ici là, je souhaite que vous vous portiez bien. Je vous remercie de votre confiance et vous renouvelle ma détermination à vous servir le mieux possible.
Je reste naturellement, avec mon équipe, à l’écoute, de vos projets immobiliers en matière de gestion locative, achat/vente, location, gestion de copropriété.
